1. Quy trình tiếp nhận hồ sơ
Tiếp nhận hồ sơ là quá trình thành viên Tổ một cửa thực hiện các công việc sau:
a) Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ; nếu chưa đảm bảo theo quy định thì không tiếp nhận; đồng thời hướng dẫn cụ thể bằng phiếu hướng dẫn để các tổ chức, cá nhân bổ sung, hoàn chỉnh. Việc hướng dẫn được thực hiện theo nguyên tắc một lần, đầy đủ, đúng qui định đã được niêm yết công khai.
b) Phát hành Phiếu tiếp nhận hồ sơ cho các tổ chức, công dân; thời hạn hẹn trả hồ sơ thực hiện theo Phụ lục 1 Quy định này. Yêu cầu tổ chức, các nhân ký vào phiếu tiếp nhận hồ sơ.
c) Ghi chép và cập nhật các nội dung liên quan vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận - giao trả hồ sơ theo quy trình sử dụng phần mềm ( nếu có ).
d) Chuyển hồ sơ và Phiếu tiếp nhận - giao trả cho bộ phận Văn thư vào sổ văn bản; nhận lại hồ sơ từ bộ phận Văn thư để chuyển giao cho phòng chuyên môn thụ lý giải quyết hồ sơ.
2. Quy trình giải quyết hồ sơ
a. Phòng chuyên môn thụ lý thực hiện các công việc sau:
- Kiểm tra nội dung hồ sơ do thành viên Tổ một cửa chuyển giao theo Phiếu tiếp nhận hồ sơ.
- Nghiên cứu, đề xuất phương án xử lý, báo cáo dự thảo văn bản giải quyết cho Lãnh đạo Sở xem xét, phê duyệt.
Nếu hồ sơ có vướng mắc về nội dung, thủ tục phải báo cáo xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Sở. Trong thời hạn tối đa 0,5 ngày làm việc kể từ ngày có ý kiến, phải dự thảo văn bản trình Lãnh đạo Sở ký, trả lời cho tổ chức, cá nhân, yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hồ sơ trước khi tiến hành lại việc tiếp nhận hồ sơ.
Đối với hồ sơ đồi hỏi phải có sự phối hợp liên ngành của các cơ quan chuyên môn khác, phòng chuyên môn xây dựng qui trình phối hợp giải quyết theo hướng:
+ Phát hành văn bản xin ý kiến thống nhất trong việc thụ lý hồ sơ.
+ Tổ chức họp với các ngành liên quan để lập biên bản về những nội dung thống nhất và kiến nghị đề xuất với cấp trên.
Đến ngày hẹn trả mà hồ sơ chưa được phê duyệt thì phải lập Phiếu gia hạn ngày trả, trình Lãnh đạo Sở ( ủy quyền cho Chánh Văn phòng ) ký gửi cho tổ chức, cá nhân, nêu rõ lý do chậm trễ; thời gian gia hạn tùy tình hình thực tế nhưng không được vượt quá thời gian giải quyết hồ sơ theo quy định cho từng loại hồ sơ.
Trưởng phòng các phòng chuyên môn có trách nhiệm rà soát về thể thức văn bản, tính pháp lý và các vấn đề liên quan của hồ sơ trước khi trình lãnh đạo Sở ký duyệt.
b. Ban hành văn bản:
- Phòng chuyên môn thụ lý chuyển kết quả giải quyết hồ sơ ngay sau khi được ký duyệt cho bộ phận Văn thư kiểm tra, đóng dấu (kể cả việc xử lý, cập nhật thông tin vào phần mềm của Sở ) và trực tiếp nhận lại trong thời gian 1/2 ngày làm việc.
- Phòng chuyên môn thụ lý chuyển kết quả giải quyết hồ sơ (hoặc Phiếu gia hạn hẹn trả trong trường hợp chưa có kết quả) cho thành viên Tổ một cửa để giao cho tổ chức, công dân đảm bảo đúng thời gian hẹn trả.
- Đối với các hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh, phòng chuyên môn chuyển hồ sơ và văn bản tham mưu đến Tổ một cửa của Văn phòng UBND tỉnh. Nhận lại kết quả giải quyết của UBND tỉnh chuyển cho thành viên Tổ một cửa của Sở để giao cho tổ chức, công dân..
c. Thời gian thụ lý thủ tục: thời gian thụ lý được quy định cụ thể cho từng loại thủ tục .
3. Quy trình giao trả kết quả
Giao trả kết quả là quá trình thành viên Tổ một cửa thực hiện các công việc sau:
- Giao kết quả giải quyết hồ sơ hoặc phiếu gia hạn cho tổ chức, công dân theo đúng phiếu tiếp nhận hồ sơ.
- Ghi chép và cập nhật kết quả giải quyết vào sổ và phần mềm theo dõi việc tiếp nhận - giao trả hồ sơ theo quy trình sử dụng phần mềm ( nếu có ).
- Yêu cầu tổ chức, công dân ký nhận kết quả vào sổ theo dõi và thu hồi phiếu tiếp nhận hồ sơ.