Quy định cách thức sắp xếp, lưu trữ, bảo quản các loại hồ sơ nhằm đảm bảo không bị mất mát, hư hỏng và xác định nhanh chóng hồ sơ, quản lý hồ sơ, phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về Tài chính, công tác lưu trữ hồ sơ của Sở ; và cũng để đảm bảo sẵn sàng cung cấp các bằng chứng về các kết quả đã đạt được trong mỗi giai đoạn của các quá trình; để chứng minh sự minh bạch trong các hoạt động; và để cung cấp trách nhiệm giải trình đầy đủ cho khách hàng / tổ chức hoặc công dân.
- Sự sẵn có của các hồ sơ được thiết lập bởi pháp luật hay luật định.
PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng đối với các loại hồ sơ dưới đây :
1. Hồ sơ quản lý hệ thống văn bản
2. Hồ sơ xem xét của lãnh đạo
3. Hồ sơ về kế hoạch chất lượng
4. Hồ sơ đào tạo, tuyển dụng
5. Hồ sơ thiết bị hỗ trợ và môi trường làm việc
6. Hồ sơ mua vật tư
7. Hồ sơ quản lý kho
8. Hồ sơ đánh giá nội bộ
9. Hồ sơ kiểm soát sự không phù hợp
10. Hồ sơ về hành động KPPN / cải tiến
11. Hồ sơ liên quan đến khách hàng
12. Các hồ sơ khác của các đơn vị hành chính công
a- Đầu ra của nhu cầu của công dân /khách hàng
b-Các liệt kê hoàn chỉnh về :
- Quá trình và các báo cáo cuối cùng về các kế hoạch ,chương trình, dự án .
- Các giấy phép .
- Miễn thuế
- Đánh giá nhân viên
- Đánh giá nhà cung cấp
- Đánh giá cơ sở hạ tầng
- Quá trình làm việc .
c- Đánh giá tác động các hoạt động trong đơn vị hành chính công
d- Mất mát ,hư hỏng , hoặc sử dụng tài liệu không đầy đủ .
e- Phản hồi hoặc khiếu nại .